こんにちは、WEBディレクター歴13年、サーフィン歴20年のクセッケです。

いまや「とりあえず検索して、まずWEBサイトを見てみる」というのが、誰にとっても当たり前の行動になっているかと思います。お店を探すときも、企業を調べるときも、求人をチェックするときも、まずはその会社やサービスのサイトを見る。つまり、WEBサイトの内容や鮮度は、そのまま　“企業やブランドの印象”　に直結するということです。

サイトが古かったり、情報が更新されていなかったりすると、それだけで「この会社、ちゃんと動いてるのかな？」と思われてしまうことも。逆に、最新の情報がしっかり掲載されているサイトは、それだけで信頼感を持たれることもあります。

これってサーフィンで例えると、久しぶりに訪れたサーフポイントの駐車場に車が一台も停まっていなくて、「あれ？ここってもう誰も入ってないのかな？」とか、「やばっ、今日波の予想外しちゃったかも」的に不安になるような感覚に近いかもしれません。

更新が止まったサイトも、それと同じで“動いていない印象”を与えてしまうんですよね。だからこそ、「ちゃんと更新され続けていること」が、WEBサイトにはとても大切なんですよね。

CMSを使えば複数人でもスムーズにサイトを更新できる？

結論から言えば、YESです。
ただし「CMSなら誰でも簡単にサイト更新ができる！」というイメージには少し注意が必要です。

CMS（コンテンツ管理システム）は、Webサイトをブラウザ上で管理・更新できる仕組みです。代表的なもので言えば、WordPressやConcrete CMS、microCMSなどがあります。これらを使えば、更新担当者ごとにアカウントを発行し、適切な権限を設定することで、複数人でのサイト運用が可能になります。

たとえば、ある人はニュース更新だけ、別の人はブログの更新だけ、というように「役割分担」がしやすくなるのがポイントです。承認フロー（レビューや公開までの段階）を設定できるCMSもあるので、チェック体制を整えたいチームにも適しています。

サーフィンで例えるなら、ポイントに集まった仲間同士で「次この波いくね」とアイコンタクトを交わしながら、順番に波をシェアしているようなイメージに近いかもしれません。無理に突っ込むとトラブルになりますし、気持ちよく乗るにはルールやタイミングの共有が大切です。

CMS運用も同じで、「誰が、どのページを、どのタイミングで更新するか」をチーム内で明確にしておくと、スムーズにまわっていきます。

複数人でCMSを使うメリットとは？

複数人で更新を行う体制を整えると、いくつかの明確なメリットがあります。

まず、1人で全ての更新作業を担うよりも、担当者ごとに分担することで更新のスピードや頻度を上げることができます。また、特定の担当者にしか更新できないという状況を避けることで、属人化を防ぎやすくなります。

さらに、緊急時の対応力もアップします。たとえば急なニュースリリースや障害情報を発信したいとき、複数人が対応できる体制があると迅速に対応ができるため非常に心強いと思います。そして、誰がいつどのページを編集したかといった履歴がログに残るため、運用の透明性も高まります。

たとえば、社内の広報チームと人事チームがそれぞれ自分の担当ページを更新する、なんて運用も可能となりますね。CMSは、まさにチームで情報を発信するための基盤といえるでしょう。

サーフィンでも、ひとりがひたすら波に乗るより、仲間と交互に良い波をシェアしていくほうが、リズムよく楽しめるんですよね。

CMS運用も同じで、上手く役割を分担して「自分のターン」でしっかり更新できると、全体の流れが良くなるのではないでしょうか。

複数人で運用する際の注意点とコツ

CMSを複数人で使うとき、実は「ツール」以上に大事なのが運用ルールとなってきます。ルールが曖昧だと、せっかくのCMSもトラブルの原因となってしまいます。誰かが誤ってトップページを上書きしてしまったり、ページごとにフォントサイズや色がバラバラになっていたり、“謎の全角スペース”があちこちに混ざっていたり——こんな「あるある」が起きがちです（笑）

こうした混乱を防ぐには、事前の準備とルールづくりが重要です。

たとえば、テキスト表記や画像サイズなどの基準を決めておく。非エンジニアでも使えるように簡単なマニュアルを作っておく。そして、新しく参加したメンバーには使い方をレクチャーする機会を作る。こうしたひと手間が、CMSを活かす鍵になります。

CMSは「簡単に使える」ことが最大のメリットですが、誰でも簡単に“正しく”使えるかは別の話。ここを丁寧に設計しておくと、複数人での更新作業が上手くまわることとなります。

CMSの種類と特徴：チーム運用に向いているのは？

CMSと一口に言っても、種類によって得意な分野は異なります。

WordPressはプラグインでの拡張性が高く、細かなユーザー権限の設定も可能です。Concrete CMSは直感的な操作性と承認フローの設計に優れており、非エンジニアの方でも扱いやすいCMSとして知られています。また、microCMSやContentfulなどのヘッドレスCMSは、Webサイト以外にもアプリやデジタルサイネージなど複数のチャネルに情報を配信したいときに適しています。

どのCMSを選ぶかは、チームのスキルや更新フローによって最適解が変わります。「誰が」「どこを」「どんな頻度で」更新するのか。こうした視点でCMSを選定すると、後々の運用が格段にラクになります。

まとめ

CMSは、複数人でのサイト更新を可能に・便利にしてくれる強力なツールです。ですが、単に「導入すればラクになる」というものではなく、運用ルールや設計の工夫があってこそ、本来の力を発揮します

サイト更新をもっとスムーズに、もっとチームで。そんなサイト運用体制を作りたい方は、ぜひお気軽にご相談ください。あなたのチームや更新体制に合ったCMS選びから、運用設計までお手伝いします。

もちろん、CMS選びで迷われた方には、あなたのチームにフィットする“波”をご紹介します。ご希望があれば、リアルなサーフポイントもあわせてこっそりお伝えします（笑）

【関連記事はこちらからどうぞ】

・CMSを使うと何が便利なの？
・ホームページをCMSで作るってどういうこと？
・自分に合ったCMSはどうやって見つける？
・無料のCMSと有料のCMS、何が違うの？
・CMSとレンタルサーバーって関係あるの？